Guía · Inventario

Cómo pasar una recepción de inventario de PDF a Excel

Las recepciones de mercancía, los albaranes y los reportes de inventario suelen llegar en PDF. Para cuadrarlos con el stock hay que llevarlos a Excel con cada dato en su columna. Así se hace sin teclear nada.

Por qué copiar y pegar no funciona

Si alguna vez has seleccionado una tabla en un PDF y la has pegado en Excel, ya conoces el resultado: todo el texto cae en una sola columna, o las columnas se mezclan. Esto ocurre porque un PDF no contiene tablas, solo trozos de texto colocados en coordenadas de la página. A eso se suman problemas típicos de los documentos de inventario:

• Códigos de barras largos (EAN-13 como 7453048949368) que Excel convierte en 7,45E+12 y redondea, perdiendo dígitos.
• Descripciones en dos líneas, donde la talla o el color quedan en una fila aparte.
• Cabeceras partidas, como «EMPAQUES» encima de «RECIBIDOS».
• Marcas de agua del tipo «SIN DERECHO A CRÉDITO FISCAL» que se cruzan con la tabla.
• Membretes y pies con datos del proveedor y del depósito que no forman parte de la lista de productos.

Paso a paso con Xcelll

1. Abre xcelll.online y arrastra tu PDF de recepción a la caja, o pulsa «Elegir PDF». En el móvil también funciona.
2. Revisa la vista previa. Xcelll localiza la tabla y muestra las columnas detectadas, por ejemplo: CODIGO, DESCRIPCION, PRESENTACION, EMPAQUES RECIBIDOS y UNIDADES RECIBIDAS. Las cantidades aparecen en verde porque se han reconocido como números.
3. Deja marcado «Solo la tabla». Así el Excel contiene únicamente la lista de productos con su cabecera, sin el membrete ni los totales.
4. Si la recepción tiene varias páginas, elige «Todo en una sola hoja». Todos los productos quedan seguidos, con una sola cabecera y sin filas vacías, listos para filtrar o hacer una tabla dinámica.
5. Pulsa «Descargar Excel». Obtienes un archivo .xlsx que se abre en Excel, Google Sheets o LibreOffice.

Qué hace Xcelll con tus datos de inventario

• Los códigos se guardan como texto: conservan todos sus dígitos y los ceros a la izquierda.
• Las descripciones de dos líneas se unen en una sola celda («SHORT DE NIÑO … 9579(VERDE)»).
• Las cabeceras partidas se combinan («EMPAQUES RECIBIDOS»).
• Las marcas de agua se eliminan antes de detectar las columnas.
• Las cantidades son números reales, tanto en formato 1.234,56 como 1,234.56: puedes sumarlas directamente.

Ideas para trabajar después en Excel

Cuadrar contra el sistema: pega la columna de códigos junto a tu exportación de stock y usa BUSCARX (o BUSCARV) para traer las cantidades del sistema y calcular diferencias.

Totales por familia: inserta una tabla dinámica con la descripción en filas y las unidades recibidas en valores.

Detectar sobrantes y faltantes: una columna con =UNIDADES_RECIBIDAS - UNIDADES_ESPERADAS y un formato condicional en rojo para los valores negativos te muestra de un vistazo dónde mirar.

Privacidad: importante en documentos de la empresa

Las recepciones contienen proveedores, costes y volúmenes de compra. Con Xcelll el PDF se procesa en tu navegador y no se sube a ningún servidor, así que puedes usarlo con documentos internos con tranquilidad.

Preguntas frecuentes

¿Funciona con recepciones escaneadas? Sí, mediante reconocimiento de texto (OCR). Es más lento y conviene revisar los códigos, porque una imagen borrosa puede confundir caracteres.

¿Y si mi formato no sale bien? Escríbenos describiendo el documento; mejoramos la detección con cada formato real.